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7 FéVRIER 2018
Trello organisation et projet

My Trello is rich (et pas qu’un peu …)

Trello organisation et projet

Comme j’en ai déjà parlé dans un article précédent (comment optimiser son  temps pour améliorer sa productivité et son organisation) (Article ICI) la mémoire seule ne peut pas tout gérer et il faut un minimum d’organisation pour ne pas vivre dans un stress permanent (enfin, en tout cas pour moi …). Tous les modèles d’organisation (et ils sont nombreux) ne conviennent pas à tous et il faut en tester plusieurs pour trouver le sien. Et ça se complique encore davantage quand il y a un projet à gérer à plusieurs, sur le mode collaboratif !!! (Et j’ai découvert Trello !)

Il y a quelques temps, j’ai découvert une vraie pépite, TRELLO, ! J’avoue qu’après avoir essayé pas mal d’outils pour améliorer mon organisation (to-do-list, bullet journal, création d’outils Excel personnels, etc…), j’ai peut-être enfin trouvé le graal ! 😊

Alors, TRELLO, c’est quoi ?
C’est un outil en ligne, disponible sur PC, tablette et smartphone, qui va vous rendre de grands services pour votre organisation et la gestion de vos projets, qu’ils soient simples, complexes, à gérer seul ou à plusieurs, professionnels et personnels.

TRELLO est très simple d’utilisation, ludique, intuitif, ergonomique et adaptable (et oui, pas moins …  😉) . Il permet d’avoir une vision globale de ses projets, de mieux s’organiser et optimiser son temps et aussi de collaborer efficacement avec son équipe sur des projets définis.

Dernier détail qui a son importance 😉 :  sa version gratuite est très complète et largement suffisante pour la plupart des TPE/PME !

Le Kanban version 2.0

TRELLO, c’est en fait la méthode des post-it affichés sur un tableau blanc, pour gérer les tâches et avoir une vision d’ensemble. Cette méthode est directement inspirée du Kanban, introduit par Toyota dans ses usines dans les années 1950 pour assurer la gestion autonome de ses équipes de travail, sur différents postes. Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches cartonnées (des kanbans) sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu (le Just in Time) et identifier rapidement les goulets d’étranglement et résoudre les problèmes rencontrés de façon autonome.

Cette méthode a été interprétée notamment dans la gestion de projets en entreprise via ces fameux tableaux blancs recouverts de post-it

 

 

 

 

 

 

 

TRELLO a appliqué ce procédé au digital et voilà désormais à quoi ressemble un projet 2.0 avec cet outil :

Exemple de tableaux Trello pour la rénovation d’une cuisine 

 

D’autres exemples ici
Compte-rendu
’entreprise :
https://trello.com/b/1Eq0DRXD/compte-rendu-g%C3%A9n%C3%A9ral-de-lentreprise

Intégration des nouveaux employés :
https://trello.com/b/5fyMn8bV/int%C3%A9gration-des-nouveaux-employ%C3%A9s

Pour parvenir à ce résultat, c’est très simple : après avoir ouvert un compte sur TRELLO : il suffit ensuite de créer des tableaux (des projets) et leur associer une ou des cartes (des tâches) et éventuellement des sous-tâches.

Voici un zoom sur l’intérieur d’une carte TRELLO qui permet de créer et modifier les éléments propres à la tâche (équipe, échéance, étiquettes, commentaires, téléchargement, etc …) :

Tableau Kanban cuisine Trello

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

On peut également créer pour chaque carte une checklist qui est très utile ; cela permet d’identifier des sous-tâches en lien avec la tâche principale que l’on peut cocher pour indiquer si elles ont été réalisées ou pas.

Gros avantage de TRELLO : cela permet à tout le monde de visualiser rapidement l’avancement du projet, de voir à quel endroit il y a blocage, mettre rapidement en place des actions correctives, etc …

Il est aussi super simple de basculer une tâche d’un tableau à l’autre, d’inverser l’ordre des listes dans un tableau, etc …. Ainsi le projet ne reste pas figé au moment de sa création ; il est évolutif.

Avec TRELLO, on peut aussi :

  • Ajouter des images, des vidéos, des fichiers à ses cartes,
  • Ajouter des commentaires et instantanément l’ensemble de l’équipe est prévenu de l’ajout d’un nouveau commentaire,
  • Visualiser tout l’historique de l’activité d’un tableau,
  • Archivez les « cartes » terminées (elles ne sont pas supprimées mais stockées, donc toujours consultables),
  • Déplacer une carte, une liste d’un tableau à l’autre, d’une carte à l’autre,
  • Faire une recherche à partir de mots-clés sur les tableaux,
  • Et bien d’autres fonctionnalités encore 😊

Bref si vous vous sentez parfois perdu dans votre organisation ou celle de vos équipes, n’hésitez vraiment pas à aller faire un tour sur TRELLO

Et si vous pensez avoir besoin d’aide ou de conseils pour la mise en place de Trello dans votre entreprise, créer vos premiers tableaux (organisation ou gestion de projets), connaître les trucs et astuces pour gagner encore plus en efficacité, bref ne pas perdre de temps à tâtonner sur le web pour vous former par vous-même pendant des heures 😉, n’hésitez pas à me contacter ICI

 

 

Education Comment (1)

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    […] le web, sur Canva.com. Et depuis, je ne le quitte plus :  I love Canva forever !!! (un peu comme Trello pour mon […]

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