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30 JANVIER 2018

Comment votre productivité peut être améliorée grâce à un économiste italien du 19ème siècle ?

La question peut sembler bizarre à 1ère vue mais je vais vous expliquer tout ça 😊

Depuis que j’ai créé mon entreprise ATHENA SOLUTIONS j’ai souvent l’impression qu’une journée ne suffit pas pour mener à bien tous mes projets !!! Et oui, une journée ne comprend que 24 heures, aussi surprenant que cela puisse paraître… 😉 ! Et la façon dont on utilise ces 24 heures pourrait bien faire la différence entre avoir une entreprise rentable ou pas.

« Le temps c’est de l’argent ». Ces quelques mots pourraient résumer à eux seuls la vie d’un entrepreneur, et peut-être surtout quand il est indépendant, artisan, dirigeant de TPE ou petite PME. Quand votre équipe se résume à vous seul ou vous + quelques salariés, vous devez apprendre à faire le tri dans la multitude des tâches qui vous attendent chaque jour et vous concentrer sur les activités qui génèrent du chiffre d’affaires, tout en mettant de côté certaines tâches qui sont pourtant indispensables (mais non génératrice immédiatement de CA) ou qui vous intéressent beaucoup (mais vous n’avez pas le temps 😊).

Dans cet article, je vais vous donner quelques conseils pour augmenter votre productivité en vous concentrant en priorité sur les tâches qui seront les plus rentables. Ces conseils proviennent de mon expérience et de quelques lectures ou vidéos qui m’ont inspiré (vous en trouverez des exemples à la fin de l’article).

Que penseriez-vous si je vous disais que, sur votre liste de choses à faire, vous pouviez d’ores et déjà ne plus vous consacrer qu’à 20% des tâches sans que cela impacte votre travail de fond ? Cela vous semblerait totalement incohérent, voire irresponsable ? La réalité, c’est que la plupart d’entre nous passons notre temps sur des tâches non pertinentes qui ont peu, voire rien à voir, avec la réalisation de nos objectifs les plus importants.

Il existe un principe économique appelé la règle des 80/20, ou loi de Pareto (du nom de l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto, fin du XIX° siècle) qui indique que, dans toute situation, un nombre restreint de causes produit la majorité des résultats. Pour être plus claire, si 20% des causes produisent 80% des effets, il suffit de travailler sur ces 20% là pour influencer fortement les conséquences, c’est-à-dire que 20% de vos efforts créeront 80% de vos résultats (je ne sais pas si j’ai été très claire 😊)

Cette règle trouve de nombreuses applications pratiques en entreprise, mais aussi dans des domaines de la vie privée.  Elle encourage à traiter les 20% des cas qui pèsent sur 80% de la valeur de l’ensemble, et cela pour être efficace et rentable économiquement. À l’inverse, les 80% des cas qui ne pèsent que 20% exigeraient beaucoup trop d’efforts pour peu de résultat.

Ainsi, il est courant de dire que :

  • 20% de vos clients génèrent 80% de votre chiffre d’affaire,
  • 20% de votre production représentent 80% de vos ventes,
  • 20% des sources de trafic drainent 80% du trafic vers votre site,
  • Etc …

C’est donc sur ces 20% de clients, produits, sites, process, partenariats, etc… que vous devez concentrer vos efforts.

A l’inverse, 20% de vos blocages ou problèmes créent 80% des freins à la croissance dans votre entreprise.
Par exemple :

  • Vous rencontrez beaucoup trop de retard de paiement,
  • Vous n’avez pas encore réussi à recruter,
  • Il vous manque des connaissances en SEO, marketing digital, ….

Si vous concentrez 80% de vos efforts sur 20% des facteurs les plus bloquants pour vous, vous observeriez en théorie une croissance forte de votre activité !

L’intérêt de la loi du 80/20 par rapport à une to-do-list (je suis fan des listes en tout genre et cette application de la règle des 80/20 est très efficace 😉)
Lorsqu’elle est appliquée à votre liste de chose à faire, votre to-do-list, cela signifie que 80% de la valeur de votre liste provient de 20% des tâches qu’elle contient. En d’autres termes, si vous avez 10 tâches sur votre to-do-list, vous pouvez vous concentrer sur seulement deux d’entre-elles et en tirer un maximum de réussite, tout en ignorant complétement les huit autres tâches.

L’intérêt de la loi du 80/20 par rapport à l’excès d’information
Personnellement j’applique la loi du 80/20 dans ma consommation d‘information (je suis abonnée à 10 000 newsletters, autant de chaines YouTube, plus les magazines, livres, plus les formations, conférences, etc …. )

J’aime apprendre, me tenir informée, mais je me rends compte que cet excès de sources d’informations génère en fait plus de stress qu’autre chose (beaucoup trop de temps passé à en prendre connaissance, pas forcément le temps d’approfondir, une information me pousse à me poser des questions et donc je vais chercher des réponses auprès d’autres sources et du coup peut-être m’abonner à une nouvelle newsletter, chaîne YouTube, … !!!) Bref, c’est le tonneau des Danaïdes ! Aussi, j’en suis venue (très récemment je l’avoue) à devoir sélectionner mes sources d’information par rapport à MES objectifs !

Dans ce monde de surinformation, la sélection est nécessaire. Il est impossible de suivre tous les fils d’actualités, tweets, posts Facebook, suivre toutes les formations qui sortent et qui sont intéressantes, lire toutes les newsletters, etc …

Mon conseil : choisissez vos « mentors », les personnes qui vous inspirent, vous conseille pertinemment, choisissez vos sources d’information et ignorez le reste (ou consultez-les ponctuellement).

Un bon moyen de choisir quelles sources lire et étudier est de vous poser ces trois questions au préalable :

  1. Est-ce que cet auteur m’apporte des conseils pertinents, des solutions à mes problématiques, est-ce qu’il m’inspire ?
    Ce sont des questions essentielles à se poser.
  2. Ai-je une utilité immédiate pour ces connaissances ?
    Avant de lire un article, voir une vidéo, acheter une formation, demandez-vous : « est-ce que je vais pouvoir l’utiliser pour un projet, une mission, …»
  3. Est-ce quelque chose que je vais pouvoir transmettre aux lecteurs de mon blog, à mes clients ?
    Cette question est d’autant plus pertinente si vous travaillez dans la vente d’information, la formation, le consulting, ou en tant que prestataire, ce qui est mon cas.
    Votre rôle est de filtrer l’information pour apporter les meilleures informations, prestations, services à vos clients.

Mais, pour cela, il faut réfléchir à retirer les tâches et informations les moins rentables et vous concentrer sur les tâches et informations les plus rentables.

Voici rapidement comment vous y prendre, pour commencer :

  • Évitez de gaspiller ces 80% d’activités qui ne vous apportent que peu.
  • N’essayez pas de tout faire et concentrez-vous sur ceux que vous savez et/ou aimez faire. Il est en effet plus « rentable » de travailler sur ses qualités/compétences que sur ses défauts. Cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas chercher à s’améliorer ou continuer d’apprendre mais que ce ne sera pas la priorité, à moins que cela ne soit indispensable à vos objectifs prioritaires.
  • Supprimez vos mauvaises habitudes comme passer du temps sur des activités ou personnes qui ont peu de valeur ajoutée pour votre activité.
  • Prenez l’habitude de vous poser la question : quelle est l’utilisation optimale que je peux faire de mon temps à cet instant précis ?
  • Concentrez-vous sur les opportunités, quitte à sortir de votre zone de confort.
  • Apprenez à dire NON : votre temps est précieux et votre énergie aussi !
  • Mettez par écrit vos objectifs, réflexions, actions à mettre en place (voir la méthodologie plus bas)

NB : ci-dessous 3 activités à faible valeur ajoutée :

  • Faire passer en priorité ce que les autres personnes veulent que vous fassiez mais pas vous,
  • Faire ce qui a déjà été fait exactement de la même façon alors que les résultats ne sont pas probants (mais cela peut être une base de travail qui vous fera gagner du temps),
  • Faire quelque chose dans laquelle vous n’êtes pas vraiment bon ou qui ne vous plait pas du tout. Si cela est indispensable à votre activité, il sera peut-être préférable d’embaucher ou d’externaliser afin de vous consacrer pleinement au 20% qui vous permettront d’atteindre 80% de vos résultats.

Petite méthodologie pour appliquer la règle des 80/20 :

  1. Sachez exactement quel sont vos objectifs
    Vous ne pouvez pas choisir vos tâches les plus rentables en termes de gain de CA, de temps, etc… si vous ne savez pas exactement quels sont vos objectifs, où vous voulez aller. Une planification réfléchie est essentielle afin que vous sachiez ce que vous devez accomplir et comment classer vos actions en conséquence.
  2. Mettez vos réflexions par écrit
    Il convient de mettre par écrit chaque chose à faire, de la plus importante à la moins significative (votre liste sera sûrement très, très longue 😊), peu importe le support : papier, document Word ou autre, smartphone, …
    Pourquoi ? : d’abord, ne plus encombrer votre cerveau de choses à faire (la liste est interminable et reste en « travail de fond » dans votre mémoire). Ainsi vous aurez une vue d’ensemble de votre environnement de travail et saurez où trouver rapidement toutes les informations, idées, planifications que vous aurez eues. Vous aurez l’esprit libre pour passer à l’action sans vous détourner de votre objectif principal.
  3. Évaluer
    En ayant toujours vos objectifs en tête posez-vous la question de savoir « quelles sont les deux/trois activités principales que je peux accomplir aujourd’hui, dans la semaine, ce mois-ci, … et qui vont me rapprocher de mes objectifs ? » Mettez un astérisque à côté de ces tâches, surlignez-les, inscrivez-les en rouge, … et faites-en vos priorités. Et si jamais vous parveniez à remplir d’autres tâches, ce sera alors un bonus !
  4. Suivez l’avancement de votre réussite de façon hebdomadaire
    À la fin de la semaine, parcourez votre to-do-list. Avez-vous fait des progrès significatifs vers vos objectifs ? Avez-vous rencontré des difficultés (si oui lesquelles et pourquoi) ? Quelles sont celles que vous considériez comme les plus importantes, mais qui se sont avérées être les moins significatives ? Et bien sûr, ces réflexions vous permettront d’ajuster vos actions. Normalement, cela ne devrait pas vous prendre plus de 15 à 30 mn.
  5. Continuez à redéfinir régulièrement vos objectifs
    Utilisez votre inventaire hebdomadaire pour prendre vos futures décisions. Si, par exemple, vous remarquez que vous considérez souvent vos activités sur les réseaux sociaux comme étant très importantes mais que celles-ci ne semblent pas avoir d’effet sur l’accomplissement de vos objectifs, alors résistez à la tentation de placer ces tâches sur la liste journalière des priorités (cela pourra être une décision difficile pour certains 😊). Inversement, si vous remarquez un point commun à vos activités les plus rentables, alors gardez-le en tête de liste.

Toutes les tâches à faire ne se valent pas. Si vous évaluez régulièrement vos activités en fonction de vos objectifs les plus importants, vous saurez bien assez vite faire la différence entre les tâches qu’il vous faudra prioriser et celles que vous pourrez rayer de votre liste.

Il faut aussi noter que la règle du 80/20 n’est pas une formule magique mais plutôt une façon de penser et d’analyser pour prendre des bonnes décisions en fonction de ses objectifs et gagner du temps et de l’énergie.

Les questions à se poser pourraient être :
Quels activités, relations, projets, process… superflus puis-je éliminer ou déléguer ?
Sur quels activités, relations, projets, process… dois-je concentrer plus de temps ?

Cette façon de faire vous semblera peut-être un peu contraignante au départ mais, réellement, elle prend peu de temps une fois mise en place et deviendra vite une habitude qui vous fera gagner de l’argent, du temps, de la sérénité !

Et je vais faire un peu de teasing mais je vais vous parler très prochainement d’un outil en ligne que j’ai définitivement adopté pour m’aider dans mon organisation ! 🙂

Pour aller plus loin :

Livres :

  • Le Principe 80/20 de Richard Koch (et aussi Bien vivre le principe 80/20) : l’auteur est le premier à montrer comment appliquer la loi de Pareto (80/20) de façon pratique et systématique et nous fait découvrir ce principe grâce à une série d’exemples puisés dans les domaines des affaires, du commerce et de la vie en général.
  • La semaine de 4 heures de Tim Ferris : L’auteur a brisé un certain nombre de croyances limitantes et popularisé le concept de « lifestyle by design » (que je traduirais par « mode de vie par choix »). Il est notamment fan de la loi de Pareto et en a fait un des axes de son best-seller. Un des points majeurs à retenir de ce livre est : soyez efficace, mais uniquement sur les tâches essentielles. Bon, le livre est plutôt axé sur comment mettre en place un revenu passif mais il est vraiment intéressant sur plusieurs autres points.

Vidéos :

LOI DE PARETO – 80/20 | Principe de Pareto (Productivité) :

La loi de Pareto : comment aller à l’essentiel pour votre entreprise :

Applications :

  • Nozbe (gratuit,  Android et Ios) : application mobile de to-do-list, gestion de tâches et projets, reportings de productivité,
  • Any.do (gratuit,  Android et Ios) : combinaison d’agenda, calendrier, rappels, listes et notes partagées, …

Education Comment (1)

  • My Trello is rich (et pas qu'un peu ...) - Athena Solutions 7 février 2018

    […] précédent (comment optimiser son  temps pour améliorer sa productivité et son organisation) (Article ICI) la mémoire seule ne peut pas tout gérer et il faut un minimum d’organisation pour ne pas vivre […]

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